Política de tratamiento de datos personales

Dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, la cual fue reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, expedido por el Ministerio de Comerio, Industria y Turismo, mediante los cuales se desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos y archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el Artículo 15 y 29 de la Constitución Política de Colombia; con base en lo establecido en la mencionada Ley y su Decreto Reglamentario, HWCG-BOGOTA SAS busca regularizar el manejo de datos personales en Colombia, con el fin de proteger el derecho fundamental al habeas data.

Objetivo

HWCG-BOGOTA SAS por el respeto de los datos personales de sus accionistas, inversionistas, colaboradores, usuarios, clientes y proveedores, presenta la política de protección de datos personales para propender por la salvaguarda de su privacidad y el adecuado manejo de su información personal, así como para informar la facultad que tienen de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, que hayan sido recopiladas por HWCG-BOGOTA SAS en desarrollo de su objeto social y de acuerdo con el cumplimiento de las leyes.

Alcance

De acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, I HWCG-BOGOTA S.A.S. ha determinado y pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados en cualquier forma, la siguiente política de Tratamiento de la información y los Datos Personales; conforme con lo anterior, todos los socios, directivos, trabajadores, contratistas y terceros que puedan llegar a tener acceso a la información de las bases de datos personales de las que HWCG-BOGOTA SAS sea responsable del tratamiento, están obligados a observar y respetar estas políticas, en consecuencia, la contravención de la presente política generara sanciones disciplinarias o la ejecución de las cláusulas contractuales según sea el caso; lo anterior, sin perjuicio de que el responsable deba responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos y/o a HWCG-BOGOTA SAS.

Responsables del tratamiento de los datos personales

HWCG-BOGOTA S.A.S., es quien decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.

Razón Social: HWCG-BOGOTA S.A.S Dirección: CARRERA 67 NRO 167-61 OFICINA 404 Ciudad: BOGOTÁ D.C. Teléfonos: 6015168006 / 3174017860 Email: bogota@hwcglat.com Página web: http://www.bogota.hwcglat.com

Definiciones

En el presente Manual de Procedimiento Para la Protección de datos Personales y Política de Tratamiento de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Habeas Data: Derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a Cabo el Tratamiento de datos personales.

Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular de los Datos Personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato Privado: El dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede ocasionar su discriminación y son aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que propendan por los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Dato Biométrico: Todos aquellos datos relativos a las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que faciliten su identificación.

Protección de Datos de Carácter Personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.

Reclamo: El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio nacional y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Principios

HWCG-BOGOTA S.A.S en desarrollo de su actividad recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares, para tal efecto tomará todas las medidas físicas, técnicas y jurídicas necesarias, para garantizar que la información tratada, esté salvaguardada ante cualquier ataque o intento de acceder a la información por personas no autorizadas, de igual forma, para asegurar que el tratamiento dado a la información, cumpla con la finalidad establecida en la ley; así mismo, en todo Tratamiento de Datos Personales realizado, los responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, para garantizar el derecho que le asiste a los Titulares de la información.

HWCG-BOGOTA S.A.S, pedirá a los Titulares de la información, autorización para el tratamiento de los datos personales y comunicará lo siguiente:

El tratamiento que se le dará a la información y la finalidad con la que es recaudado el dato personal. Los derechos que le asisten. La información y los canales de comunicación a través de los cuales puede ejercer sus derechos ante el responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales. El carácter facultativo que tiene de dar o no respuesta a preguntas que traten sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

Los derechos del titular del dato personal

Derecho a conocer: Podrá solicitar a HWCG-BOGOTA SAS en cualquier momento y en forma gratuita que se le informe cuales de los datos personales tiene la empresa y cuál es el uso que la misma ha hecho de tales datos.

Derecho a actualizar: Podrá solicitar a HWCG-BOGOTA SAS en cualquier momento y en forma gratuita, que se actualicen los datos personales, para lo cual deberá proporcionar en forma veraz, oportuna y completa la información.

Derecho a Rectificar: Si el titular considera que los datos que tiene HWCG-BOGOTA SAS son inexactos o incompletos podrá solicitar en cualquier momento y en forma gratuita, que se corrija tal información, para lo cual deberá identificarse en debida forma, explicar en qué consiste la inexactitud o inconsistencia y suministrar en forma correcta y completa la información que desea se incorpore en la base de datos.

Derecho a Suprimir: En cualquier momento y sin costo alguno podrá solicitar a HWCG-BOGOTA SAS que elimine los datos que considere necesarios, para lo cual deberá identificarse en debida forma y señalar cual es la información por eliminar, lo cual comprende la entrega de la documentación soporte que se requiera para tal efecto.

Derecho a revocar su Autorización: Podrá informar a HWCG-BOGOTA SAS que revoca la autorización para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba mantener vigente dicha autorización.

Derecho a Solicitar prueba de la autorización: Podrá solicitar que se acredite, la existencia de la autorización impartida en los casos en que por ley la misma era necesaria para el tratamiento de los datos.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.

Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.

Conocer a la dependencia o persona facultada frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad

Tratamiento es toda operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, que incluye su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

La información que recibida y recolectada por HWCG-BOGOTA S.A.S., en el desarrollo de su objeto social, es utilizada primordialmente para identificar, mantener un registro y control de los proveedores, clientes, accionistas, directivos, contratistas y empleados de la empresa.

Los Datos Personales tratados, deben someterse estricta y únicamente a las finalidades que se señalan a continuación; así mismo, los encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de ley y/o contrato, manejaran los datos para cumplir las siguientes finalidades:

Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales, tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables. Cumplir con el objeto social de HWCG-BOGOTA S.A.S., es decir, Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, así como utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos. Conocer la información del titular en las centrales de información crediticia y/o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y provenientes de terceros países, lo anterior de acuerdo con la ley 1266 de 2008. Acceder y consultar la información del titular del dato que se encuentre o esté contenida en bases o archivos de cualquier entidad pública y/o privada ya sea nacional o internacional. Las demás finalidades que establezcan los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, las cuales deberán ser comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales. El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para desarrollar el objeto social de la compañía y a su vez, ejecutar las relaciones con los accionistas, inversionistas, colaboradores, usuarios, clientes y proveedores. Realizar reportes en las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacional, policivas o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos. Procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas. Mantener y procesar digitalmente o por otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos ofrecidos. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias.

En ejercicio de los derechos atrás señalados, el titular podrá realizar las consultas que resulten pertinentes, así mismo, podrá realizar los reclamos que considere necesarios con el fin de garantizar la protección de su derecho.

Consultas

HWCG-BOGOTA S.A.S., dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, y aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la compañía. La consulta deberá ser formulada por escrito, bien sea mediante comunicación física o electrónica, a la dirección CARRERA 67 NRO 167-61 OFICINA 404, Bogotá D.C., o correo electrónico bogota@hwcglat.com. Cualquiera que sea el medio se guardará prueba de la consulta y su respuesta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta; cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se le informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se contestará su consulta, la cual en ningún caso podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

HWCG-BOGOTA S.A.S., dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, y aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, formulen reclamos respecto de los Datos Personales Tratados por la compañía y los cuales consideran que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión; o por el presunto incumplimiento de los deberes de Ley por parte de la empresa. La consulta deberá ser formulada por escrito, bien sea mediante comunicación física o electrónica, a la dirección CARRERA 67 NRO 167-61 OFICINA 404, Bogotá D.C., o correo electrónico bogota@hwcglat.com. Cualquiera que sea el medio se guardará prueba de la consulta y su respuesta.

El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:

Deberá dirigirse al señor ALBERTO LOZANO VARGAS quien ocupa el cargo de GERENTE en HWCG-BOGOTA S.A.S. por vía electrónica a la dirección de correo electrónico alozano@hwcglat.com, si se presenta en físico a la dirección CARRERA 67 NRO 167-61 OFICINA 404, Bogotá D.C.; deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular. Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes). Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante. Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, se requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas; si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido de este.

Una vez haya sido recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, el cual deberá ser incorporado en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha anotación deberá mantenerse hasta que el reclamo haya sido decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Modificaciones

HWCG-BOGOTA S.A.S., podrá efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política, para atender novedades legislativas y/o políticas internas para la prestación u ofrecimiento de sus servicios.

Las modificaciones que se efectúen estarán disponibles al público en las oficinas de HWCG-BOGOTA S.A.S., CARRERA 67 NRO 167-61 OFICINA 404, Bogotá D.C teléfono 3174017860 E-mail: bogota@hwcglat.com.

Aceptación

Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con los términos de esta política de Privacidad, al momento de proporcionar sus datos.

Vigencia

Esta Política General de Privacidad es efectiva desde la fecha de su publicación. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con fundamento en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.